不動産管理システム比較7選｜メリット・選び方・意外な落とし穴まで解説
不動産管理業といっても「売買」「賃貸」「投資」などジャンルが非常に幅広く、所属する社員の仕事も煩雑になりがちです。
ExcelやAccessでの効率化も管理物件が増えれば限界があるため、もっと効率よく管理業務を遂行できるシステムの導入が必要です。
そこで今回は、不動産管理業務を効率化できる「不動産管理システム」について解説します。
不動産管理システムとは
不動産管理システムは、賃貸物件管理や所有する不動産の管理を効率化させるためのシステムのことです。
不動産管理業務はオーナーの所有物件の適切な管理が求められ、作業量は膨大です。ざっと考えても以下のような仕事があります。
- 物件情報管理
- 契約者管理
- 家賃入金状況の管理
- 送金明細の作成
- 請求書の作成 など
業務効率化のためにExcelやAccessなどのソフトが用いられることもありますが、入力ミスまで防ぐことはできません。
不動産管理システムであれば所有物件を一括管理することで、抜け漏れのリスクが大幅に低下します。
サーバー上にソフトウェアがあることで「複数人で同時にアクセスできる」「入力した情報がすぐに反映される」など、仕事のタイムロスが発生しない点もメリットです。
不動産管理システムのメリット
不動産管理システムのメリットは以下のとおりです。
業務が効率化できる
不動産管理業務の効率化が期待できるのが最大のメリットでしょう。
たとえばポータルサイトへの広告掲載。今まで担当者が手作業で行っていた作業について不動産管理システムを利用することで、簡単な手続きで一気に複数のポータルサイトへの掲載が可能です。
このような日々の煩雑な業務をシステムに任せると、従業員が効率的に作業を進められます。企業としても「人件費の圧縮」「効率化によって営業に時間を割ける」といったメリットがあります。
書類がパソコン上で保管できる
不動産管理システムは自社（オンプレミス）型とクラウド型がありますが、いずれにしてもサーバー上にソフトウェアがあるためデータを紛失する心配がありません。
書類で管理する場合のように机の上が乱雑になることもなく、USB管理のように「USBそのものを紛失するリスク」を心配する必要もありません。
クラウド型を選択すれば、万が一の火災などで会社が災害に巻き込まれたとしてもデータがなくなることはありません。
担当の引継ぎが容易になる
不動産管理システムを導入することで、担当者ごとの引継ぎ業務を簡略化できるのも大きなメリットです。
お客様との応対履歴まで保管されているシステムもあり、引継ぎ後にお客様とのやりとりを最初から繰り返す手間を省けます。
不動産管理システムの選び方
コストは安いか
長期的にシステムを導入するにあたり、コストの発生は避けられません。ただし、長期的にみると「クラウド型」「オンプレミス型」でコストのかかり方が異なります。
クラウド型は設備投資が不要で導入コストが低いのが特徴です。ただし、毎月一定額を支払うため、ランニングコストが発生します。一方のオンプレミス型は設備投資が必要で初期投資が高い反面、月額料金がかからないことで長期的に見ればコストは抑えられます。
クラウド型は「アップデートが自動で行われる」「会社が災害に遭ってもデータが無事」、オンプレミス型は「システムのカスタマイズがしやすい」とそれぞれにメリットがあるため、どちらが優れているとは一概には言えません。
コスト面と機能面との兼ね合いで、どちらを導入するか決めることになるでしょう。
誰でも簡単に操作できるか
誰でも簡単に操作できることは、不動産管理システム導入にとっては重要です。
導入当初は利用方法が分からず効率は落ちてしまうものですが、視覚的に分かりやすいシンプルな操作性であれば、いち早く効率悪化の状態から脱却できます。
自社向けにカスタマイズできる機能が充実していれば、更なる効率化も可能です。
自社に合わせてカスタマイズできるか
機能が充実していることは素晴らしいですが、必ずしも自社の業務にマッチしているとは限りません。使いにくい画面だと感じた場合に自社で柔軟にカスタマイズできる方が、効率と使い勝手が向上します。
どのようにカスタマイズできるか、事前のトライアルで必ず確認しましょう。
クラウド型よりも自社サーバーで管理する「オンプレミス型」の方が、カスタマイズの自由度が高い傾向にあります。
導入初期はかえって効率が悪くなるデメリットも
新しいシステムを導入する際、必ずしも効率化できるとは限りません。
特に導入初期は今までのやり方からガラリと変わるため「何をどこに入力すれば良いのか」「調べ物はどのページを見れば良いのか」といった基本的なことを把握するのに時間を要します。
システム操作の基本がスタッフに浸透するまでの時間、一時的に人件費が増大する可能性は計算に入れておく必要はあるでしょう。
不動産管理システム7選比較
不動産管理システムの一部から選りすぐった7つを紹介します。
機能性で選ぶなら「いえらぶCLOUD」
いえらぶCLOUDは、株式会社いえらぶGROUPが運営する不動産業務支援システムです。
クラウド型の不動産管理システムを採用しており、不動産業務に必要な機能が網羅されています。
物件情報を一元管理できるだけでなく、仲介会社・管理会社の情報とセットで管理できる点に強みがあります。
あらゆる不動産業務をいえらぶCLOUD上で一体化させられるため、多数のシステム運用が不要で、効率よく仕事を進められます。
コストも重視するなら「賃貸名人」
賃貸名人は、株式会社ダンゴネットが提供する賃貸管理システムです。
初期費用は198,000円～／台です。初期費用が「要問合せ」となっているシステムが多いなかで、目安が示されているのがメリットといえます。
さらに登録管理戸数の制限もなく、バージョンアップも無償で可能です。
無料オンラインデモで使用感を確かめられることもあり、明朗会計で導入したい賃貸管理会社におすすめです。
ワンストップ管理なら「賃貸革命クラウド版」
賃貸革命クラウド版は、日本情報クリエイト株式会社が提供する賃貸管理システムです。
仲介業務から賃貸管理業務まで一気通貫で管理でき、効率的に賃料管理をすることができます。クラウド版なので電話・メール対応以外の管理業務のみであればテレワークも可能です。
同社が無料で提供する「業者間物件流通サービス不動産BB」と連携させれば非対面式で入居申込業務が行えます。
ハイエンド向けなら「SP-Ⅱ」
SP-Ⅱは株式会社ビジュアルリサーチが提供する賃貸管理システムです。
4,000社以上の導入実績があり、取り扱い物件数が10,000戸以上でも高速処理が可能となっています。パッケージ版では税理士が開発を監修したソフトへの連動機能があり、標準帳票は150種類以上あります。
管理業務に最適化された作りで、別システムと組み合わせるなど業務に合わせたカスタマイズが可能です。
顧客へのアプローチなら「ESいい物件One」
ESいい物件Oneは株式会社いい生活が提供している賃貸管理システムです。
賃貸と賃貸管理の2種類のサービスを提供しています。
賃貸では一度登録するだけで不動産ポータルサイトへの掲載、追客・顧客管理機能などの基本的なサービスを利用でき、豊富なテンプレートから物件チラシの出力も簡単に行えます。
賃貸管理では大手不動産会社から新規までを取り扱い、帳票も186種類と豊富に取り揃えています。Excelテンプレートを使ったオリジナルの帳票も自由に作成可能です。
カスタマイズするならITANDI BB
ITANDI BBはイタンジ株式会社が提供している賃貸管理システムです。
物件の掲載、オンラインの内見予約、入居・退去手続き等ワンストップで行うことができます。
24時間対応の内見予約ができる「内見予約くん」、WEB申込で確認連絡が効率化される「申込受付くん」、業務時間外も物件確認を自動で行う「ぶっかくん」など8つの有料サービスから必要なものだけを選びオプションとしてつけることができるため、無駄な費用を省くことができます。
大手なら「賃貸管理システム」
賃貸管理システムはアットホーム株式会社が提供しています。
不動産総合サイトで大手のアットホームが運営しており、データ管理や検索が効率的に行える「台帳プラン」、解約通知書の作成、オーナー側の精算、更新などを管理できる「契約管理プラン」、家賃の入金管理業務まで管理できる「家賃管理プラン」と3つのプランから選ぶことができます。
大手の提供しているシステムなので、安心して利用できそうです。
まとめ
今回は不動産管理システムのメリット・選び方と、おすすめの不動産管理システムをご紹介しました。
選び方を参考に、自社に合うシステムを見つけて効率化を図りましょう。
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