入居者管理をもっとラクに!不動産管理会社向け入居者管理アプリとは?

投稿日 : 2022年01月13日/更新日 : 2022年08月10日

スマホでやり取りする女性

不動産管理会社にとって、入居者の管理は重要な業務のひとつです。

入居者からの問い合わせや賃料の管理、退去、契約更新手続きなど業務は多岐にわたります。また、日々情報が更新されていく中でそうした情報を社内で共有する必要もあるでしょう。

最近では入居者の情報管理もパソコンがあればどこでもできるようになりましたが、よりスムーズに業務が進むように、スマホで使えるアプリを活用する動きが出てきました。

これまで入居者への連絡は掲示板や郵送、電話が一般的でしたが、入居者とコミュニケーションの取れるアプリがあれば、スマホひとつで簡単に連絡ができます。すばやい対応は入居者の満足度アップにもつながります。

そこで今回は、入居者管理アプリのメリットとおすすめ入居者管理アプリについて詳しく解説していきます。

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入居者管理アプリとは

入居者管理アプリとは、不動産管理会社と入居者またはオーナーをつなぎ、業務効率化できる機能をもったアプリです。

入居者管理アプリの主な機能は以下のとおりです。

  • 入居・退去の手続き
  • 入居者へ個別または一斉で連絡
  • 契約書などの書類の管理、閲覧

入居者管理アプリを業務に導入する場合は不動産管理会社だけでなく、入居者の方にもアプリをインストールしていただく必要があります。スマホで上記の業務が手軽に行えるので、不動産管理会社側も入居者側もスムーズにコミュニケーションや手続が取れます。

不動産管理会社にとっての入居者管理アプリのメリット

賃貸マンション

不動産管理会社が入居者管理アプリを導入することのメリットを見ていきましょう。

以下のメリットが挙げられます。

  • 入居者管理・賃貸管理業務の効率化
  • 顧客(入居者・オーナー)満足度の向上
  • 契約書や説明書などの書類の閲覧・管理

入居者管理・賃貸管理業務の効率化

入居者管理アプリを導入することで、入居者の情報やステータス(家賃支払い日、入金状態、更新時期など)も管理・確認でき、業務の効率化ができます。

例えば、賃料が振り込まれていなかった場合や契約の更新の案内など入居者に連絡を取りたいときには、アプリから自動もしくは手動で連絡できます。

入居者アプリのメッセージ機能や通知機能で連絡ができ、入居者が確認したこともわかります。これまで手紙や電話で行っていた連絡の手間や待ち時間が省けます。

また、入居者全員への一斉連絡も可能です。

これまでエレベーターの定期点検や清掃などのお知らせは、作成をして案内板に掲示して入居者に伝えていたかと思います。

入居者管理アプリがあると、こうしたお知らせもアプリ内の機能で入居者にすぐ伝えられ、その都度物件に足を運んでお知らせを案内板に貼りに行かなくてもよいので、業務の効率化が図れます。

顧客満足度の向上

入居者管理アプリを導入することで、入居者の方やオーナーさんへの満足度も上げることができます。

これまで入居者は物件の設備の不具合が生じた際や困ったことがあったときの質問など、不動産管理会社が営業している時間帯に連絡をする必要がありました。

しかし、アプリであれば日中のお仕事中でも夜中であったとしてもすぐに連絡を入れられるので、不動産管理会社とのやり取りもスムーズに行うことができます。

また、電話で説明をしなくても写真を撮って送ることで、設備の型番や状況を的確に伝える等ができます。

状況把握が早くできるとすぐに対応できるので、入居者の方も安心いただけます。

契約書や説明書などの書類の閲覧・管理

入居者ごとにある契約書などの重要書類から設備の説明書まで、これまで紙で保存し、確認していた書類関連はアプリで閲覧ができるようになります。アプリによっては電子契約に対応しているものもあります。

■契約書

契約書といった重要な書類もアプリ内で確認できます。これまでは契約書を2部用意してオーナーと入居者と保管をしておく必要がありました。

しかし、アプリを使うことでこうした重要な契約書もいつでも確認できるので、紛失をしてしまうといった心配もなくなります。

また、退去時の連絡もアプリを通じて伝えることができるので、不動産管理会社だけではなく、入居者にとってもスムーズなやり取りができるでしょう。

■設備等の説明書

物件に備え付けられているエアコンやガスなどの説明書は、物件ごとに説明書が配布されています。こうした説明書は長く入居をしているうちに紛失をしてしまったりする可能性があります。

そんなときもアプリを使うことで物件ごとのごみの出し方といったルールをすぐに確認できたり、備え付けの設備の説明書をすぐに確認できたりします。

これにより更新、解約などの際にいつでもどこでもすぐに書類の閲覧ができます。

入居者管理アプリのデメリット

これまで紹介してきたように、不動産管理会社の業務効率を上げていくだけではなく入居者にとってもメリットが多いのですが、アプリを利用するためには対応している端末が必要になってきます。

入居者の中には高齢者もいますし、すべての方がアプリを活用できる状況ではないかもしれません。

不動産管理会社側は業務効率を上げていくためにアプリの導入は検討しやすいですが、入居者との連携を考えると、まだまだ課題が残る場合もあります。

おすすめ入居者管理アプリ

ここからはこれまで紹介したことを踏まえておすすめの入居者アプリを紹介します。

GMO賃貸DX

GMO ReTech株式会社が運営している「GMO賃貸DX」は不動産管理会社向けにオーナ―アプリと入居者アプリを提供しています。

アプリ提供会社:GMO ReTech株式会社

Google Play GMO賃貸DX 入居者アプリ

GMO賃貸DX オーナーアプリ

App Store GMO賃貸DX 入居者アプリ

GMO賃貸DX オーナーアプリ

オーナー、入居者の方との情報伝達をスムーズに正確に行えるアプリです。

入居者とのやり取りもメッセージ機能で情報が一元化されます。

各種支払いも管理画面から項目名と金額を入力して、入居者に送信するだけでオンラインで決済、領収書の発行まで完了します。

賃貸契約も電子契約にも対応している点も利点です。

pocketpost

株式会社いい生活が運営をしている「pocketpost」は入居者と不動産管理会社とのやり取りがスムーズに行えることに特化しているアプリです。

アプリ提供会社:株式会社いい生活

Google Play pocketpost
App Store pocketpost いつもどこでもおうちの窓口

メッセージ機能がついているので、設備の不都合などがある場合にはすぐに不動産管理会社に知らせることができます。

備品の交換などが必要な場合でも、すぐに写真で型番を伝えれば、時間をかけずに正確な情報を伝えることができます。

また、不動産管理会社から入居者に対してお知らせを送った際にも、入居者がチェックをしたかなどがわかるように既読機能がついています。

他にもオプションになりますが、退去時の清算などスマホで完結します。

くらさぽコネクト

日本情報クリエイト株式会社が運営している「くらさぽコネクト」は、契約の管理などがスムーズに行うことができるアプリです。

アプリ提供会社:日本情報クリエイト株式会社

Google Play くらさぽコネクト 入居者アプリ
App Store くらさぽコネクト 入居者アプリ

入居者からの問い合わせもすぐに確認でき、契約更新の申し込みにも対応しています。

他にも、入居者に対する一斉連絡だけではなく、個別で連絡のやり取りができます。

お知らせの予約設定も可能ですので、事前に作成をして送信日時を設定しておけば送信し忘れるということを防げます。

パレット管理

パレットクラウド株式会社が運営している「パレット管理」は、必要な機能を自由に組み合わせることができる入居者管理アプリです。

アプリ提供会社:パレットクラウド株式会社

Google Play 非公開
App Store 非公開

導入までに最短1週間で完了できます。

入居時の説明資料をアプリで知らせることができますし、点検などのお知らせもプッシュ通知で入居者にお知らせできます。

また、不動産管理会社にとっても、お知らせの公開範囲を限定する機能がついていますので、エリアや建物、また部屋ごとに限定した連絡が可能です。

他にも、契約の更新や退去申し込みもアプリ内で完結できます。

まとめ

今回は不動産管理会社の業務効率化と顧客満足化が実現する入居者管理アプリについて説明いたしました。

今後ますます充実した機能が追加されていきますし、若い世帯が入居する物件に導入していくことで、入居者とのコミュニケーションもスムーズに行えるでしょう。

この記事で紹介した内容を参考にしていただき、ぜひ入居者の管理や業務効率アップを目指してアプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

kobayashi この記事の監修者:小倉 大将
「いえーる 住宅研究所」編集長
学生インターン期間を経て、新卒一期生としてiYell株式会社に入社。開発マネジメント部門・メディア事業部門を経験し、入社2年目にして「いえーる 住宅研究所」の編集長に異例の抜擢を果たす。現在、同メディアを不動産業界のDX推進の一翼を担う媒体とすることをミッションに、日々業務に励む。
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