不動産管理システムとは|メリット・選び方・意外な落とし穴まで解説

投稿日 : 2021年09月30日

マンションオーナー

不動産管理業といっても「売買」「賃貸」「投資」などジャンルが非常に幅広く、所属する社員の仕事も煩雑になりがちです。

ExcelやAccessでの効率化も管理物件が増えれば限界があるため、もっと効率よく管理業務を遂行できるシステムの導入が必要です。

そこで今回は、不動産管理業務を効率化できる「不動産管理システム」について解説します。

不動産管理システムとは

不動産管理システムは、賃貸物件管理や所有する不動産の管理を効率化させるためのシステムのことです。
不動産管理業務はオーナーの所有物件の適切な管理が求められ、作業量は膨大です。ざっと考えても以下のような仕事があります。

  • 物件情報管理
  • 契約者管理
  • 家賃入金状況の管理
  • 送金明細の作成
  • 請求書の作成 など

業務効率化のためにExcelやAccessなどのソフトが用いられることもありますが、入力ミスまで防ぐことはできません。

不動産管理システムであれば所有物件を一括管理することで、抜け漏れのリスクが大幅に低下します。

サーバー上にソフトウェアがあることで「複数人で同時にアクセスできる」「入力した情報がすぐに反映される」など、仕事のタイムロスが発生しない点もメリットです。

不動産管理システムのメリット

業務が効率化できる

不動産管理業務の効率化が期待できるのが最大のメリットでしょう。

たとえばポータルサイトへの広告掲載。今まで担当者が手作業で行っていた作業について不動産管理システムを利用することで、簡単な手続きで一気に複数のポータルサイトへの掲載が可能です。

このような日々の煩雑な業務をシステムに任せると、従業員が効率的に作業を進められます。企業としても「人件費の圧縮」「効率化によって営業に時間を割ける」といったメリットがあります。

書類がパソコン上で保管できる

不動産管理システムは自社(オンプレミス)型とクラウド型がありますが、いずれにしてもサーバー上にソフトウェアがあるためデータを紛失する心配がありません。

書類で管理する場合のように机の上が乱雑になることもなく、USB管理のように「USBそのものを紛失するリスク」を心配する必要もありません。

クラウド型を選択すれば、万が一の火災などで会社が災害に巻き込まれたとしてもデータがなくなることはありません。

担当の引継ぎが容易になる

不動産管理システムを導入することで、担当者ごとの引継ぎ業務を簡略化できるのも大きなメリットです。

お客様との応対履歴まで保管されているシステムもあり、引継ぎ後にお客様とのやりとりを最初から繰り返す手間を省けます。

セキュリティの向上

不動産では絶対に流出させられない個人情報を多く扱うため、セキュリティ面は万全にすることが求められます。

システムを導入してIDを徹底管理することで、データとしてサーバー上で一元管理できます。USBや紙ベースで管理するよりも情報漏洩のリスクが軽減されます。

不動産管理システムの選び方

コストは安いか

長期的にシステムを導入するにあたり、コストの発生は避けられません。ただし、長期的にみると「クラウド型」「オンプレミス型」でコストのかかり方が異なります。

クラウド型は設備投資が不要で導入コストが低いのが特徴です。ただし、毎月一定額を支払うため、ランニングコストが発生します。一方のオンプレミス型は設備投資が必要で初期投資が高い反面、月額料金がかからないことで長期的に見ればコストは抑えられます。

クラウド型は「アップデートが自動で行われる」「会社が災害に遭ってもデータが無事」、オンプレミス型は「システムのカスタマイズがしやすい」とそれぞれにメリットがあるため、どちらが優れているとは一概には言えません。

コスト面と機能面との兼ね合いで、どちらを導入するか決めることになるでしょう。

誰でも簡単に操作できるか

誰でも簡単に操作できることは、不動産管理システム導入にとっては重要です。

導入当初は利用方法が分からず効率は落ちてしまうものですが、視覚的に分かりやすいシンプルな操作性であれば、いち早く効率悪化の状態から脱却できます。

自社向けにカスタマイズできる機能が充実していれば、更なる効率化も可能です。

自社に合わせてカスタマイズできるか

機能が充実していることは素晴らしいですが、必ずしも自社の業務にマッチしているとは限りません。使いにくい画面だと感じた場合に自社で柔軟にカスタマイズできる方が、効率と使い勝手が向上します。

どのようにカスタマイズできるか、事前のトライアルで必ず確認しましょう。

クラウド型よりも自社サーバーで管理する「オンプレミス型」の方が、カスタマイズの自由度が高い傾向にあります。

導入初期はかえって効率が悪くなるデメリットも

新しいシステムを導入する際、必ずしも効率化できるとは限りません。

特に導入初期は今までのやり方からガラリと変わるため「何をどこに入力すれば良いのか」「調べ物はどのページを見れば良いのか」といった基本的なことを把握するのに時間を要します。

システム操作の基本がスタッフに浸透するまでの時間、一時的に人件費が増大する可能性は計算に入れておく必要はあるでしょう。

不動産管理システムのご紹介

不動産管理システムの一部をご紹介します。

機能性で選ぶなら「いえらぶCLOUD」

いえらぶCLOUDは、株式会社いえらぶGROUPが運営する不動産業務支援システムです。

クラウド型の不動産管理システムを採用しており、不動産業務に必要な機能が網羅されています。

物件情報を一元管理できるだけでなく、仲介会社・管理会社の情報とセットで管理できる点に強みがあります。

あらゆる不動産業務をいえらぶCLOUD上で一体化させられるため、多数のシステム運用が不要で、効率よく仕事を進められます。

株式会社いえらぶGROUP|いえらぶCLOUD

コストも重視するなら「賃貸名人」

賃貸名人は、株式会社ダンゴネットが提供する賃貸管理システムです。

初期費用は198,000円~/台です。初期費用が「要問合せ」となっているシステムが多いなかで、目安が示されているのがメリットといえます。

さらに登録管理戸数の制限もなく、バージョンアップも無償で可能です。

無料オンラインデモで使用感を確かめられることもあり、明朗会計で導入したい賃貸管理会社におすすめです。

株式会社ダンゴネット|賃貸名人

まとめ

今回は不動産管理システムのメリット・選び方と、おすすめの不動産管理システムをご紹介しました。

選び方を参考に、自社に合うシステムを見つけて効率化を図りましょう。

kobayashi この記事の監修者:小倉 大将
「いえーる 住宅研究所」編集長
学生インターン期間を経て、新卒一期生としてiYell株式会社に入社。開発マネジメント部門・メディア事業部門を経験し、入社2年目にして「いえーる 住宅研究所」の編集長に異例の抜擢を果たす。現在、同メディアを不動産業界のDX推進の一翼を担う媒体とすることをミッションに、日々業務に励む。