物件管理システムのメリット・選び方【Excelから脱却して業務効率化】

更新日 : 2023年06月03日

建築模型

「物件管理システムを導入して効率化を図りたい」

このような悩みをお持ちの方は、読み進めてみてください。

物件管理業務は客先対応から入居者対応、建物の管理までさまざまな業務があり、多忙な中で営業活動も欠かせません。

従来の管理方法では手間が多く、効率よく仕事を進められない方も多いのではないでしょうか。

管理業務を自動化できれば、節約できた時間で集中的な営業も可能です。

今回は物件管理システム導入のメリットと、おすすめのサービスを5つ紹介します。

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賃貸物件管理システムとは

賃貸物件管理システムは、不動産経営に関するあらゆる情報を専用のシステムで行える業務支援サービスのことです。

自社で管理している賃貸物件について、入居者募集から退去に至るまであらゆる情報を一括管理で効率化できます。

業務効率化といえばExcelやAccessが思い浮かぶ方も多いでしょうが、これらのofficeソフトで管理を行うと、

複数のファイルを立ち上げて行き来する必要がある
ファイルが重くてフリーズする可能性がある
関数のミスがあると計算結果にずれが生じる
会社の会計システムに入力する際に二重チェックが必要

など、不便を感じるシーンも少なくありません。

かといって、システムの導入にコストをかけられない企業も多くあります。

いざ切り替えるときに自社サーバーで導入する場合には膨大な初期投資が必要です。

そこでおすすめしたいのが「クラウド型」の物件管理システムです。

設備投資をせず常に最新の情報にアップデートされた機能を利用できます。

表計算ソフトのようにデータを保存して他者に提出する際に別のソフトに入力し直す手間がありません。

入力データはすぐにサーバーに記録されるため、セキュリティ面でも安心です。

賃貸物件管理システムの機能性

利用する製品によってさまざまですが、賃貸物件管理システムでは主に以下のような機能があります。

ポータルサイトへの広告の一括入稿
賃貸物件や顧客情報の管理
入金管理
家賃・解約などの請求管理

ポータルサイトへの広告の一括入稿

物件情報をシステムに1回登録すれば、複数のポータルサイトに自動で反映させられます。

サイト毎に何度も登録手続きする手間が省けるのがメリットです。

ポータルサイトごとに最適な形で広告を出稿できる機能が付帯していることもあります。

賃貸物件や顧客情報の管理

修繕・点検・クレームなどの履歴を物件の写真など情報をクラウド上で保管したり、登録した内容を元に契約書や重要事項説明書を簡単に作成したりできる機能です。

物件の更新日が近づくことで自動的にリマインドされる機能や、ソフトによってはオンライン上で接客する機能がつくこともあります。

入金管理

家賃の入金管理をシステム上で行える機能です。

支払い報告書の作成、自社の会計ソフトと連携しての入金明細の取得ができるサービスもあります。

家賃・解約などの請求管理

請求書や口座振替請求データなどの請求関連のデータを自動作成できる機能です。

ソフトによってはオーナー送金にも自動反映されます。

物件管理システム導入によるメリット

物件管理システム導入によるメリットは以下のとおりです。

メリット1.「経理業務の効率化・適正化ができる」
メリット2.「セキュリティ面の向上が期待できる」
メリット3.「引継ぎ作業が簡略化される」

メリット1.「経理業務の効率化・適正化ができる」

ポータルサイトへの入稿から修繕管理など、さまざまな管理作業がスピードアップするほか、ミスの軽減にもつながるのがメリットです。

経理においても、入金の確認や仕訳伝票の作成が自動化されることで、作業効率が上がるでしょう。

従来では物件情報の入力・書類作成などは経理部などが紙・Excelなどのソフトを使って行っていたものです。人の手で行っていたことで、どうしてもミスや遅れが発生します。

システム導入で仕分けの間違いがなくなることで、経理部に入って間もなくの経験が浅い社員でもスムーズな入力が可能です。

自動化・効率化によって人件費の削減が期待できます。

削減できた時間を営業部に回すことで、新規営業や既存オーナーのフォローなどに回すなど利益を追求する仕事にリソースを集中できるでしょう。

メリット2.「セキュリティ面の向上が期待できる」

データの管理はパソコン上やUSBメモリなどで行うと紛失したり誤って削除したりする可能性があります。

物件管理システムでは情報を一元管理することで、機密情報が漏洩するリスクを軽減することが可能です。

紙やExcelなどと違い、間違って捨てて紛失するなどのリスクもありません。

メリット3.「引継ぎ作業が簡略化される」

賃貸管理システムはクラウド上にデータがあり、みんなで同時にアクセスできます。

担当変更があったとしても、データの引き渡し・引継ぎが簡単です。

異動など後任者が仕事を任された際、前任者がどこまで作業したのか保存された対応履歴を確認すればすぐに把握できます。

物件管理システムの選び方

物理管理システムの選び方は以下のとおりです。

選び方1.「コストの安さで選ぶ」
選び方2.「サポート体制は万全か」
選び方3.「自社向けの機能が搭載されているか」

選び方1.コストの安さで選ぶ

物件管理システムは導入にあたっては費用の発生は避けては通れません。

ただ、どのタイミングでコストが大きくかかるかを事前にコントロールすることは可能です。

導入コストを抑えるならクラウド型がおすすめです。月額・年額の定額方式のため、導入コストは最小限で最新のソフトウェアを導入することができます。

その代わり、毎月あるいは毎年定額の料金を支払うことになるため、長期的にみるとコストは高くなるのがデメリットです。

逆に自社サーバーを使う「オンプレミス型」は導入コストが高い反面、料金は導入時の本体価格などに限定されます。

長期的にみればクラウド型よりも安くなるメリットがあります。

自社の予算などと照らし合わせ、どちらが合っているか検討してみましょう。

選び方2.サポート体制は万全か

物件管理システムは営業部門でも管理部門でも手軽に使用できるように想定されていますが、それでも使用方法に困ってしまうことはあります。

そこで重視したいのはサポート体制です。

また、法改正などがあった場合に、素早くアップデートされる体制が整っているかも大切になります。

過去のアップデートの頻度を確認し、時勢に合わせてバージョンアップがされているものを選びましょう。

選び方3.自社向けの機能が搭載されているか

賃貸物件管理システムは幅広い機能が搭載されていますが、どの機能が必要かは企業ごとにまったく異なります。

集客力が弱い企業であればポータルサイトへの入稿機能、Web接客機能が搭載されたサービスを選ぶ、といった具合です。

賃貸物件の管理業務を全体的にカバーできるサービスもあれば、一部の領域に特化したサービスまでさまざまです。

まずは自社の課題を間違いなく解決できる機能が搭載されていることを確認しましょう。

さらに、自社で自由にカスタマイズできれば、更に効率化が期待できます。

まとめ

今回は、賃貸物件の管理業務を効率化できるサービスと、導入によるメリットなどを解説しました。

ExcelやAccessの業務は件数が少ないうちは良いかもしれませんが、会社の規模が大きくなるほど難しい部分も増えてきます。

物件管理システムは簡単に業務効率化できる仕組みが満載ですから、ぜひ導入を検討してみてください。

この記事の監修者

小林紀雄

住宅ローンの窓口株式会社代表取締役・iYell株式会社取締役兼執行役員

2008年にハウスメーカーに入社し営業に従事。2010年からSBIモーゲージ株式会社（現アルヒ株式会社）に入社し、累計1,500件以上の融資実績を残し、複数の支店の支店長としてマネジメントを歴任。2016年にiYell株式会社を共同創業し、採用や住宅ローン事業開発を主導。2020年に取締役に就任し、住宅ローンテック事業の事業責任者としてクラウド型住宅ローン業務支援システム「いえーるダンドリ」を推進し事業成長に寄与。