台帳記載事項証明書とは|建築確認済証を失くした時の手続き方法

投稿日 : 2020年04月17日

所有する不動産を売却する際には、「建築確認済証」と「検査済証」の両方の提出が必要です。これができないと、法令に沿って建築された建物であるという証明ができません。しかしながら、10年20年と年月が経っていると、書類を紛失してしまうことも珍しくありません。

今回は、建築確認済証や検査済証を紛失した時に発行できる「台帳記載事項証明書」の概要と、発行の方法について解説します。

kobayashi この記事の監修者:
小林 紀雄
住宅業界のプロフェッショナル

某大手注文住宅会社に入社。入社後、営業成績No.1を出し退社。その後、住宅ローンを取り扱う会社にて担当部門の成績を3倍に拡大。その後、全国No.1売上の銀座支店長を務める。現在は、iYell株式会社の取締役と住宅ローンの窓口株式会社を設立し代表取締役を務める。

 

台帳記載事項証明書とは

 

不動産を売却する時には、「建築確認が行われた建物である」ことを証明する必要があります。これができないと、違法建築物ではないという証明ができないからです。

適法性を証明するには「建築確認済証」と「検査済証」の両方が必要ですが、紛失してしまうことも珍しくありません。

建築確認済証や検査済証を紛失した際に、代用として取得する書類が台帳記載事項証明書です。

あわせて読みたい:建築確認済証は再発行不可|不動産売却の重要書類を紛失した時の対応方法

 

確認済証・検査済証を紛失した場合に発行する

通常、建築物の適法性は、新築や建て替えの時に建築会社から受け取る「建築確認済証」や「検査済証」があれば証明できます。一方、これらの書類を紛失した時は別の書類で証明をする必要があるのです。

そのため紛失が発覚した時は、台帳記載事項証明書を発行して、過去に建築確認済証と検査済証が発行されているという証明を行うことになります。

 

建築確認済証とは

建築確認とは、「建築基準法の規定に沿った建築計画が作られているか」「法令に従った適法な工事が行われたか」を確認するための作業です。

建築確認は、工事の着工前と完成後の2回行われます。このうち、着工前に「計画の適法性」を確認したことを証明するものが建築確認済証です。

他の呼び方として、建築確認通知書確認済証と呼ばれることもありますが、全て同じ書類のことを指します。

 

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検査済証とは

検査済証とは、工事の完成後に行われる2回目の建築確認が完了したことを証明する書類です。この書類があれば、建築確認・中間検査・完了検査の全てに合格したという証明になります。

建築確認済証は、発行されないと工事を始められません。一方、検査済証は発行されないと完成した建物を使えないという点が大きな違いです。

このほか、中間検査を実施した場合に発行される中間検査合格証という書類もあります。

 

確認済証・検査済証は再発行できない

建築確認済証や検査済証は建物の売却に必ず必要な書類であり、紛失したとしても再発行ができません

もし紛失してしまった場合は、以下のいずれかの書類を市役所等で発行することが必要です。

  • 建築計画概要書
  • 台帳記載事項証明書

 

台帳記載事項証明書で確認できる内容

「台帳記載事項証明書」は、建物を売却する時の重要事項説明書に使う添付資料として利用が可能です。その他にも、住宅ローンを申し込む際の必要書類として利用することもあります。

実際に取得の申請を行う前に、「台帳記載事項証明書」には何が記載されているのか確認をしておきましょう。

自治体によって書式はさまざまですが、以下の内容が記載されています。

  • 建築主の住所・氏名
  • 建築場所・用途
  • 工事種別
  • 構造規模(地上階数・地下階数・建築面積・敷地面積等)
  • 建築確認済証の交付日と番号
  • 検査済証の交付日と番号

重要なのは、建築確認済証・検査済証の番号と交付日です。これらの記載があることで、代用書類として使うことが可能になります。

 

台帳記載事項証明書の取得方法

画像引用:香川県|建築確認台帳記載事項証明書について

 

「台帳記載事項証明書」は、市役所の窓口で申請して取得することができます。申請には手数料のほか、4つの申請情報を用意しておくことが必要です。

二度手間にならないためにも、必要な書類と手数料について確認しておきましょう。

 

発行場所

「台帳記載事項証明書」を取得できるのは、各自治体の役所の建築指導課です。

発行に必要な手数料は自治体によって異なるため、詳しくは自治体に確認する必要がありますが、どの自治体でも500円ほどで取得できます。

また、申請と受付は窓口で直接行うのが基本です。一部の自治体ではwebで発行の申請に対応している場合もありますが、郵送等には対応していません。受け取りに関しては必ず窓口に出向いて行う必要があります。

 

申請時に提出が必要な情報

「台帳記載事項証明書」の発行には、以下の4つの情報が必要になります。

  1. 建築当時の地名地番
  2. 建築確認年月日
  3. 建築確認番号
  4. 階層

申し込み用紙を記入する際に求められる情報のため、あらかじめ確認をしておきましょう。

1は、現在の地名地番でない点に注意が必要です。分からない時は図書館に設置されている【ブルーマップ】で確認できるほか、法務局に電話で問い合わせれば確認できます。

2~4に関しては、市役所で保管されている「建築確認台帳」を閲覧します。

その際、登記簿謄本(登記事項証明書)をあらかじめ確認・取得しておき、「建物の新築年月日」を確認しておきます。

新築登記の4ヶ月程度前に建築確認番号が発行されることが多いため、台帳で情報を探す時の手掛かりになるからです。

建物が古い時は建築確認番号が見つかりにくいこともありますが、新築登記の4ヶ月前あたりから更にさかのぼっていくことで見つけることができます。

新築登記の日付の1~2年前から探すと見つけやすいでしょう。

 

 

台帳記載事項証明書が存在しない場合もある

確認済証と検査済証の番号が記載されているのが台帳記載事項証明書ですが、場合によっては必要な情報が見つからない時があります。

市役所によって書式が異なるため、建築確認番号か検査済番号のいずれかが記載されていない可能性もあるのです。

また、建物が古い場合は台帳自体が存在しないこともあります。

 

建築計画概要書でも代用になる

「台帳記載事項証明書」で必要事項が分からない時は、以下の2つの方法があります。

  • 建築計画概要書を発行
  • 建築確認台帳を確認する

建築計画概要書とは、建築確認を申請する際に自治体に提出する書類のことです。一般公開されているため、建物の検査等の履歴を確認するために利用されています。

こちらにも建築確認番号検査済番号が記載されているため、「台帳記載事項証明書」と同様に代用書類として提出できます。

「台帳記載事項証明書」がない場合は、建築確認台帳を閲覧し、そこに記載された検査履歴などの情報をメモすることで対応可能です。

 

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まとめ

今回は、「台帳記載事項証明書」の概要と取得方法について紹介しました。

建築確認済証や検査済証は、買主様が大切に保管していても紛失してしまうことがあります。代わりの資料を取得できることを伝え、お客様を安心させてあげましょう。