プロコール24の特徴と使い方

入居者からのクレームや問い合せの電話に追われ、営業活動に専念できないということはありませんか？

不動産賃貸管理の仕事は、契約に始まり集金や家賃の督促・設備故障の対応・苦情の対応・建物の維持管理・退去処理など多岐にわたります。

そのためただでさえ忙しいのに、電話対応に追われるのでは生産性の高い仕事はできにくいと言えるでしょう。

プロコール24を利用すれば、電話業務を代行してくれるので、営業マンの負担を大幅に軽減でき、業務の効率化を実現できます。

そこでこの記事ではプロコール24の特徴や導入するメリット・期待できる効果などについて解説します。

プロコール24とは

プロコール24はオーナーズエージェント株式会社が運営する、賃貸管理業のノウハウを生かして生まれた管理サポートシステムです。

設備故障や鍵の紛失などのハードクレームだけでなく、生活騒音やゴミ出しのトラブル・迷惑駐車などのソフトクレームについても、不動産管理会社の目線で対応してくれます。

電話業務を代行することで、不動産管理会社の負担を軽減し、入居者およびオーナーに安心感と満足感を与えてくれます。

賃貸管理コールセンター人気の背景

近年、賃貸管理コールセンターの人気が上昇していますが、その背景には主に2つの理由があります。

人手不足

賃貸管理会社の業務は多忙な上に、建物の故障や生活騒音などのクレームはいつ連絡が来るかわかりません。対応する社員の仕事は、どうしてもハードになりがちで、社員の定着率はあまりよくありません。

そのため不動産管理会社は常に人手不足の状態であり、賃貸管理コールセンターの人気が高まっていると原因と言えるでしょう。

効率的な業務を実現する必要性

働き方改革法の施行により、有給休暇の所得や時間外労働の規制により、効率的な業務を実現しなければなりません。

賃貸管理業務も大事な業務ですが、他の業務と兼任だと即時に対応ができないことで顧客の信頼を失ってしまうかもしれません。専門のコールセンターに委託した方が確実な対応をしてもらえます。

電話対応業務が軽減された分、他の業務に時間がさけたり、お休みも取れるようになるので、お客様、従業員の満足度向上につながります。

これらの理由によりコールセンターの利用を考える管理会社が増えています。

プロコール24の特徴

プロコール24は一般的なコールセンターとは異なります。次にその特徴について説明します。

• 賃貸管理というものをよく知っている

プロコール24は、賃貸管理会社がつくったサービスで、自社の業務を軽減するために始めました。したがって、賃貸管理業務の具体的な内容や問題点をよく把握しています。

• 正社員率が高い

正社員率が95％以上あるので、十分な教育が施されています。そのため、社員の責任感が強く、一歩踏み込んだ仕事を行います。

• サービスが広範囲

設備故障やクレーム対応・更新や解約など、賃貸管理業務のほとんどの手続きを引き受けてくれます。そのため管理会社は業務の効率化が可能になり、仕事に余裕が生まれます。

• 問題を解決する姿勢で対応

単なる電話の取次ぎとは異なり、能動的にアクションを起こし解決を図ります。そのため業務を任せることができ、指示は最小限で済みます。

• すべて報告書として残す

電話が入った問題については、報告書として記録します。そのため賃貸管理の品質が良くなり、オーナーに対しても報告書でアピールできます。

プロコール24導入のメリット

不動産管理会社がプロコール24を導入するメリットは以下のとおりです。

入居者からのあらゆる電話に対応する

プロコール24は、入居者からのあらゆる分野の問い合わせやクレームなどの電話に対応します。設備故障や生活トラブルの受付だけでなく、次のような事柄についても対応してくれます。

• 部屋の解約

解約の受付や契約終了日の確定・退去についての手続き等の案内を行います。さらに退去理由を聴取し、管理方法の問題点を把握します。

• 部屋の更新や再契約受付

更新料や再契約料の支払い、必要書類の返送などについても連絡を行います。

• 契約内容のお問い合わせ受付

契約期間や契約条件・家賃の振込先などの問い合わせについて、すべて応えるので管理会社は煩雑な伝を対応から脱却できます。

対応履歴を残せる

ただ単なる入電記録ではなく、どのような問い合わせがあり、どう対応したのかという対応履歴を残します。

これにより管理会社は業務をより効率的に進め、入居者やオーナーに安心感と信頼感を与えることができます。

入居トラブル等のクレームに対応できる

プロコール24には、騒音やゴミ問題・入居トラブルなどさまざまな問題についてクレームか寄せられます。

通常他社では対応外になることの多い騒音や生活マナー・迷惑駐車などのクレームについても柔軟に対応してくれます。

入居者のクレームに真摯に応えることで、再発防止や入居者の満足度向上・業務の効率化を実現できます。

主なクレーム対応には次のようなものがあります。

• 迷惑駐車
• 他の部屋からの騒音
• ゴミ出しマナー
• ペットの飼育
• エアコンや給湯器等の設備故障
• 天井からの水漏れ
• 排水詰まり
• 断水・停電
• テレビの映像の乱れ

賃貸管理コールセンター導入により得られる効果

プロコール24を導入すると、どのような効果が期待できるのか説明します。

入居トラブル等のクレームに対応

プロコール24を導入することで、事務所の電話や営業マンのスマホに連絡が入ることはほとんどなくなります。

プロコール24のスタッフは、豊富な専門知識とノウハウを有する正社員なので、今まで管理会社が対応していた業務を安心して任せられます。

管理会社は、電話対応で割いていた時間や労力を、営業活動などの生産性の高い業務に充てることができます。

無駄や手間を削減

プロコール24のオペレーターは、研修を積んだ賃貸管理専門のスタッフであり、単なる電話番のコールセンターサービスとは異なります。

オペレーターは管理会社の営業マンが現地に赴く必要があるか判断し、入居者で簡単に直せる設備等の不具合については対応策を伝えます。

これによりコールセンターだけで問題を解決でき、管理会社は無駄な手間を削減し生産性の高い業務に集中できます。

対応履歴による効率化を実現

プロコール24への連絡については、すべてデータベース化され、いつでも閲覧ができます。過去の故障履歴や入居者の対応履歴を事前に把握することで、スムーズな解決と二次クレームの発生を防ぐことができます。

対応履歴書として出力可能

プロコール24への入電記録は対応報告書として出力でき、オーナーはそれを見ることで管理が容易になります。

問題の発生から解決まで、ただ事実を記載するだけでなく、その時の状況やフローが一目で把握できます。

プロコール24の料金体系

プロコール24の料金体系は次の通りです。

導入費と初月利用料を無料とするキャンペーンを随時行っています。

なお料金の詳細は非公開ですので、下記よりお問合せください。

URL：https://chintai.procall24.com/contact/

電話：03-5339-0717

プロコール24の使い方

プロコール24は、「プロコール24オペレーションシステム」により利用します。

インターネット環境にあれば、ログインしていつでも案件の進捗確認が可能で、入電結果については「対応報告書」としてダウンロードできます。

プロコール24次のような使い方ができます。

• 契約・解約の情報登録から稼働率等を算出できる
• ページごとにエクセルファイルに出力し保存ができる
• 物件名や入居者名などさまざまな条件での検索できる
• 解約についても期間を指定するだけの簡単操作で表示でき、退去の立会や精算の備忘録・入居期間の集計等に活用できる
• 対応報告の閲覧は期間を指定するだけで、案件をすべて拾い出せる
• 詳細検索を利用すれば、的を絞って詳しく把握できる

まとめ

プロコール24は、入居者からのクレームや問い合わせの電話を、管理会社に代わって対応します。これにより管理会社は、業務改善と効率化を実現できます。

営業マンは、煩雑な電話対応から解放され、生まれた時間を生産性のある営業活動につぎ込むことができます。

また営業マンの労働環境も改善され、会社の定着率もよくなることでしょう。

この記事の監修者

小林 紀雄

住宅ローンの窓口株式会社代表取締役・iYell株式会社取締役兼執行役員

2008年にハウスメーカーに入社し営業に従事。2010年からSBIモーゲージ株式会社（現アルヒ株式会社）に入社し、累計1,500件以上の融資実績を残し、複数の支店の支店長としてマネジメントを歴任。2016年にiYell株式会社を共同創業し、採用や住宅ローン事業開発を主導。2020年に取締役に就任し、住宅ローンテック事業の事業責任者としてクラウド型住宅ローン業務支援システム「いえーる ダンドリ」を推進し事業成長に寄与。